Yhden järjestelmän taktiikassa on järkeä

Monet suomalaiset pk-yritykset miettivät omaa toiminnanohjaustaan usein yksi ongelmakohta kerrallaan, kuin palapelin paloja kooten. Tietojen siirtelyyn järjestelmien välillä kuluu valtavasti työntekijöiden aikaa ja energiaa päivittäin. Lisäksi järjestelmien välinen tietojen ylläpito on kallista ja kuluttavaa koko organisaatiolle. Kerron tästä kuvaavan käytännön esimerkin.

Myyntimme keskusteli äskettäin erään potentiaalisen asiakkaan kanssa, joka otti yhteyttä etsiessään ratkaisua projektien kustannusseurantaan. Asiakas oli kuullut positiivista viestiä NetBaronista muilta asiakkailta. Puhelinkeskustelu eteni alkuvaiheiden jälkeen suurinpiirtein näin:

Myyjä: “Kirjanpito olisi hyvä olla samassa reskontrien kanssa, jotta automaattiset kirjaukset muodostuvat ilman erillistä työtä, eikä tietoja tarvitse siirrellä järjestelmien välillä, näin myös kirjanpito on aina ajan tasalla.”
Asiakas: “Ei ei, kyllä meillä on jo olemassa kirjanpitäjä tilitoimistossa, joka hoitaa sen.”
Myyjä: “Ok, no vähintään sitten myyntilaskutus ja ostoreskontra sitten, niistä saatte ainakin projekteille tulot ja kulut laskettua.”
Asiakas: “Ei ei, me halutaan vaan nähdä paljonko projektista jää viivan alle.”

Jonka jälkeen käytiin hetki argumentoivaa keskustelua. Kun asiakas oli jo hieman taipuvainen siihen, että jonkinlaista reskontraa voisi olla hyvä miettiä:

Myyjä: “Teidänhän kannattaa, kun myynti- ja ostolaskut tulee, niin ottaa pankkiyhteys, jotta viitesuoritukset saadaan kirjautumaan.”
Asiakas: “Ei ei, meillä on jo pankkiyhteys olemassa, me ei tarvita pankkiyhteyttä.”

Keskustelun jatkuttua vielä tovin, kävi hyvin selväksi, että asiakas oli tullut hakemaan lopputulosta, suostumatta ymmärtämään, että lopputulos koostuu useista osatekijöistä. Tarjottiinpa asiakkaalle mitä tahansa ja perusteltiinpa se kuinka hyvin tahansa, kävi selkeästi ilmi, että asiakas halusi pelkän projektilaskelman ilman sen tekijöitä. Lopputulema oli, ettei asiakkaalle voitu tarjota käytännössä mitään. Asiakas ei pystynyt käsittämään, että kannattavuuslaskenta saadaan aikaan sillä, että tiedot syötetään NetBaroniin kerran. Ajatus on, että yhden kirjauksen periaatteella tiedot saadaan toiminnanohjauksesta, kirjanpitoon ja tilinpäätökseen asti.

Haasteena kokonaisuuksien hallinta

Edellä kuvattu keskustelu nostaa pintaan kärjistetysti sen, kuinka pk-yritysten nykyisessä toimintalogiikassa haasteena on edelleenkin kokonaisuuksien hallinta. Vanha holistinen näkemys, jossa kokonaisuus on enemmän kuin osiensa summa, on päässyt unohtumaan. Osaltaan tämä on ehkä aikamme kuva, olemme niin keskittyneitä saamaan nopeita tuloksia, tekemällä äkkikorjauksia sinne sun tänne, jolloin kokonaisuuden näkeminen on haasteellista. Juoksemme pyörän rinnalla, ilman että meillä on aikaa hypätä satulaan.

Pk-yrityksellä voi helposti olla käytössä kolme, neljä – jopa viisikin erillistä ohjelmistoa, jotka eivät keskustele keskenään. Käyttöön on otettu yksi ohjelmisto kerrallaan yhtä tarvetta korjaamaan. Tästä lopputuloksena on viritelmä, jossa tietoja siirrellään järjestelmien välillä suuntaan ja toiseen, ylimääräiseen työhön kuluu aikaa, transaktiokustannukset nousevat ja tieto on hajallaan – vaikka on käytössä useita hyvältä tuntuvia järjestelmiä, ei saavuteta sitä lopputulosta, joka tarvittaisiin.

Kun halutaan vaikkapa nähdä, kuinka paljon jostain projektista tai työstä viivan alle jää, tulisi ymmärtää, että on ehdottoman tärkeää käyttää kaikkia niitä sovelluksia, joista yhden kirjauksen kautta muodostuu tietovirran flow ja haluttu lopputulos. Ilman välivaiheita ei ole mahdollista päästä lopputulokseen.

Entä jos keskitettäisiin toiminnanohjaus ja taloushallinto samaan?

Kun tiedot on keskitetty yhteen järjestelmään, syntyy tästä useita toiminnallisia, liikkeenjohdollisia, strategisia, tietojärjestelmällisiä ja organisatorisia hyötyjä:

* Tietojen yhdisteltävyys
* Tietojen ajantasaisuus
* Tietojen jakaminen
* Yksi kirjautuminen
* Vähentynyt inventointitarve
* Reaaliaikainen tieto taloudentilasta
* Nopea päätöksenteko
* Nopea reagointi kilpailuasetelmiin ja markkinapaineisiin
* Kustannussäästöt ylläpidosta

Sitoutuminen alussa auttaa lopussa

Toiminnanohjaus yhdessä järjestelmässä onnistuu silloin, kun käyttöönottovaiheessa määritellään tarkasti ne liiketoimintaprosessien hallintaperiaatteet, jotka ovat yritykselle tärkeitä ja valitaan käyttöön näitä vastaavat sovellukset. Harkintavaihe on siis äärimmäisen tärkeä yrityksen tulevaisuuden kannalta. Ohjelmistojen valintavaiheessa ei voida vain keskittyä kapea-alaisesti tuijottamaan tarvetta, jos halutaan kattava ja toimiva kokonaisuus. Tarvitaan myös se alkutyö, jolla lopulta päästään haluttuun lopputulokseen – näkemään vaikkapa se projektin kannattavuuslaskelma. Ilman sitoutumista alkupään työhön ei ole mahdollista päästä haluttuun lopputulokseen, se on fakta.

NetBaron huomioi suomalaisten pk-yritysten liiketoimintaprosessien kokonaisuudet ja sisältää automatiikan kokonaisvaltaiseen toiminnanohjaukseen kirjanpitoa myöten. Valintaprosessissa ammattilaisemme auttavat kuuntelemalla tarpeitanne ja ehdottamalla parasta kokonaisratkaisua – toivottavasti pysähdyt kuuntelemaan.

Lähde: Al-Mashari, M., Al-Mudimigh, A. & Zairi, M. (2002). Enterprise resource planning: A taxonomy of critical
factors. European Journal of Operational Research. Vol. 146, issue 2.

Kuva: rawpixel